Digitalização de Documentos
A Tecnodocs possui scanners de produção de alta velocidade, capazes de capturar a imagem de grande quantidade de documentos de forma rápida e eficiente.
Na digitalização de documentos as seguintes etapas são realizadas:
- Preparação dos documentos (remoção de clipes e grampos, desfazer dobras, restaurar documentos danificados, identificar documentos com legibilidade comprometida, colocar separadores por lotes, etc).
- Captura da imagem dos documentos por scanner de alta velocidade e alta qualidade de digitalização.
- Controle de qualidade das imagens digitalizadas: correção de desvios, remoção de bordas, remoção de marcas, eliminação de linhas verticais e horizontais, eliminação de páginas em branco, etc.
- Criação de índices ou campos de pesquisa do documento
- Indexação automática por código de barra; (opcional).
- Indexação automática através de reconhecimento de caracteres (OCR) (opcional);
- Criação de arquivos no formato PDF, TIF, JPG ou BMP;
- Geração de OCR para pesquisa por qualquer palavra-chave (opcional);
- Criação de PDF’s pesquisáveis;
- Restrição de acesso a documentos confidenciais;
- Auditoria de documentos e usuários;
Na digitalização de documentos as seguintes etapas são realizadas:
- Mais organização e eficiência no acesso aos documentos;
- Melhor atendimento ao cliente devido ao aumento da velocidade e da eficiência no acesso a documentos digitais;
- Preservação dos documentos originais pois evita a manipulação dos mesmos;
- Possibilita que vários funcionários acessem um mesmo documento ao mesmo tempo;
- Diminuição drástica do tempo de procura de um documento;
- Diminuição do uso de cópias de documentos;
- Possibilita novas formas de uso, acesso e compartilhamento dos documentos;
- Mais organização e aumento do espaço físico;
- Redução de custos no acesso aos documentos;
- Proporciona um ambiente de trabalho organizado e limpo;
- Proporciona um aumento sensível de produtividade;
- Segurança dos documentos em caso de incêndios, alagamentos, etc.