AS SOLUÇÕES DA TECNODOCS
Conheça a lista de serviços e soluções que a Tecnodocs oferece a você. Saiba mais de nosso universo de soluções.

A Tecnodocs conta com Bibliotecários e Técnicos em Biblioteconomia e Arquivos para realizar a reorganização física dos documentos. As seguintes atividade são realizadas:       

  • Recomendação para adequação das instalações físicas;
  • Higienização da documentação;
  • Elaboração da Tabela de Temporalidade;
  • Classificação de documentação para expurgo estabelecidos na Tabela de Temporalidade;
  • Catalogação e acondicionamento da documentação em caixas adequadas;
  • Indicação da destinação final dos documentos definidos pela Tabela de Temporalidade para preservação ou descarte;

A Tecnodocs possui scanners de produção de alta velocidade, capazes de capturar a imagem de grande quantidade de documentos de forma rápida e eficiente. Na digitalização de documentos as seguintes etapas são realizadas:       

  • Preparação dos documentos (remoção de clipes e grampos, desfazer dobras, restaurar documentos danificados, identificar documentos com legibilidade comprometida, colocar separadores por lotes, etc).
  • Captura da imagem dos documentos por scanner de alta velocidade e alta qualidade de digitalização.
  • Controle de qualidade das imagens digitalizadas: correção de desvios, remoção de bordas, remoção de marcas, eliminação de linhas verticais e horizontais, eliminação de páginas em branco, etc.
  • Criação de índices ou campos de pesquisa do documento
  • Indexação automática por código de barra; (opcional).
  • Indexação automática através de reconhecimento de caracteres (OCR) (opcional);
  • Criação de arquivos no formato PDF, TIF, JPG ou BMP;
  • Geração de OCR para pesquisa por qualquer palavra-chave (opcional);
  • Armazenamento e disponibilização dos documentos digitais em DVD´s devidamente identificados.
  • Geração de relatório com informações sobre os documentos digitalizados, tais como: quantidade de páginas, nome dos documentos, área ocupada em disco, etc.

Benefícios dos serviços de Digitalização de Documentos:

  • Mais organização e eficiência no acesso aos documentos;
  • Melhor atendimento ao cliente devido ao aumento da velocidade e da eficiência no acesso a documentos digitais;
  • Preservação dos documentos originais pois evita a manipulação dos mesmos;
  • Possibilita que vários funcionários acessem um mesmo documento ao mesmo tempo;
  • Diminuição drástica do tempo de procura de um documento;
  • Diminuição do uso de cópias de documentos;
  • Possibilita novas formas de uso, acesso e compartilhamento dos documentos;
  • Mais organização e aumento do espaço físico;
  • Redução de custos no acesso aos documentos;
  • Proporciona um ambiente de trabalho organizado e limpo;
  • Proporciona um aumento sensível de produtividade;
  • Segurança dos documentos em caso de incêndios, alagamentos, etc.

A Tecnodocs oferece o serviço de Guarda Física de Documentos, fornecendo uma infraestrutura ampla e segura para o armazenamento. A guarda física inclui os seguintes serviços:

  • Segurança e filmagem 24 horas;
  • Extintores de incêndio;
  • Detectores de fumaça;
  • Controle de pragas;
  • Documentos armazenados em caixas box ou caixas containers novas;
  • Utilização de estruturas metálicas especiais de armazenamento de arquivos, contendo identificação com código de barras para organização e controle de acesso;
  • Identificação das caixas com logomarca do cliente;
  • Entrega do documento físico quando solicitado pelo cliente.

Com este serviço o cliente da Tecnodocs obtém os seguintes benefícios:

  • Aumento do espaço físico;
  • Redução de custos operacionais com acesso aos documentos;
  • Maior segurança na guarda dos documentos físicos;
  • Agilidade e praticidade na obtenção de documentos;
  • Segurança, rastreamento e controle sobre os documentos físicos;
  • O cliente mantêm o foco na sua atividade principal;
  • Redução de custos relativos ao armazenamento de documentos físicos, tais como aluguel, funcionários, limpeza, segurança, etc.
  • Redução de custos na organização, arquivamento e localização dos documentos;
  • Proteção contra acessos indevidos;
  • Evita a perda e adulteração de documentos.

A Tecnodocs oferece o serviço de Microfilmagem Eletrônica. Este serviço consiste na gravação de microfilmes provenientes das imagens geradas pela digitalização, ou seja, após feita a digitalização dos documentos, as imagens são gravadas também em microfilmes, possibilitando assim que os referidos documentos fiquem armazenados numa mídia com alta durabilidade, permitindo o armazenamento por um longo período.        

Somente digitalizar não é a solução ideal e pensando nisso a Tecnodocs, além de digitalizar todos os documentos, fornece ainda, um Software de Gestão de Documentos (VDocs).

Através deste software desenvolvido pela própria Tecnodocs, o cliente pode ter o controle total sobre os documentos digitalizados. O VDocs possui uma série de funcionalidades que permitem ao cliente todo o controle de acesso aos documentos digitalizados, possuindo as seguintes funcionalidades, dentre outras:

  • Acesso a documentos através da rede local ou internet;
  • Permite criação de índices para pesquisa;
  • Consulta a documentos através de índices de pesquisa ou por conteúdo;
  • Permite atualização de documentos já existentes;
  • Permite a indexação de novos documentos;
  • Organização de documentos por classe de documentos e setores;
  • Organização de documentos em pastas e arquivos;
  • Organização de usuários por perfil;
  • Criação de PDF's pesquisáveis;
  • Restrição de acesso a documentos confidenciais;
  • Auditoria de documentos e usuários;
  • Controle de correspondências diversas.

Ao instalar o software, a Tecnodocs fará o treinamento de todos os usuários do sistema e também a criação de usuários e perfis de acesso. O Vdocs poderá ser modificado para atender à demanda do cliente por uma nova funcionalidade que seja necessária.

  • Os serviços podem ser executados na sede do cliente ou na sede da Tecnodocs;
  • Nos serviços já estão inclusos o fornecimento de todo o pessoal especializado, equipamentos e software para a realização do serviço de digitalização;
  • O software de Gestão dos Documentos digitalizados pode ser instalado para o cliente;
  • Os documentos digitalizados são entregues em CD ou copiados para o HD do computador do cliente ou na web;
  • Para a instalação do software VDOCS para a Gestão dos Documentos digitalizado é cobrada uma taxa mensal relativa ao suporte técnico e atualizações cujo valor será definido com base no número de computadores a terem acesso ao sistema de GED.

O preço total dos serviços é feito com base em avaliação técnica realizada por profissionais da Tecnodocs e depende dos serviços adquiridos pelo cliente. Informações sobre a quantidade de documentos a digitalizar e suas características, quantidade de caixas a serem custodiadas, fornecimento ou não de software, entre outras coisas, influenciarão diretamente no cálculo dos preços a serem cobrados.